Mini-automatisering voor maximaal resultaat

Vanwege de huidige economische situatie is dit niet het beste moment om grote projecten aan te pakken. Juist met kleine kostenbesparingen valt nu de meeste winst te behalen. Ook in de automatisering kan met een paar kleine, slimme aanpassingen veel tijd en geld worden bespaard. Staat u bijvoorbeeld wel eens stil bij hoe intensief het programma Microsoft Excel in vrijwel iedere kantoorsituatie gebruikt wordt? Juist dit programma laat zich, vaak in combinatie met Microsoft Access, goed automatiseren.

Het is een gegeven dat software verouderd is zodra het op de markt verschijnt. Er zijn altijd nieuwe en betere systemen in ontwikkeling om de huidige standaard te vervangen. Het bijbenen van deze technologische race is echter kostbaar. Veel bedrijven kiezen er op dit moment voor even pas op de plaats te maken en geen grote ICT-projecten meer aan te pakken. Men werkt verder met de oude, vertrouwde systemen. Helaas voldoen deze systemen nooit voor honderd procent aan de bedrijfseisen, en daarom wordt meestal aanvullend werk gedaan met populaire Microsoft Office-producten als Excel en Access. Men gaat ervan uit dat de basiskennis van personeelsleden in deze programma's voldoende is om het aanvullende werk te doen. Deze basiskennis zorgt er echter voor dat er nog schrikbarend veel handwerk wordt gedaan. Facturen worden steeds opnieuw opgemaakt, cijfers en gegevens worden keer op keer met de hand ingevuld en dubbel gecontroleerd. Dit overbodige handwerk kan zonder risico en tegen lage kosten worden voorkomen door het toepassen van mini-automatisering.

Excel - werkpaard of gestroomlijnde bolide?
Welk kantoor maakt géén gebruik van Microsoft Excel? Excel is naast Microsoft Word één van de meest intensief gebruikte programma's in de kantooromgeving. Offertes, facturen, bonnen, formulieren, analyses en rapportages; vrijwel iedere kantoormedewerker weet hoe ze in Excel gemaakt moeten worden. Oefening baart kunst, want veel van deze documenten zijn terugkerende verschijnsels; veel rapporten en analyses bijvoorbeeld zijn wekelijks of maandelijks nodig. Tot vervelens toe worden dagelijks cijfers van het ene document naar het andere verhuisd en grafieken handmatig ingevuld en opgemaakt. Zo gaan vele kostbare minuten verloren, want al deze kleine, terugkerende handelingen kunnen met een paar eenvoudige ingrepen worden geautomatiseerd. Soms is een macro voldoende, maar vaak is het nodig op maat te programmeren in Microsofts programmeertaal: "Visual basic". Natuurlijk kan een medewerker in deze taal geschoold worden, maar het is handiger en voordeliger om dit tegen een vaste prijs uit te besteden. Na deze 'mini-automatisering' zijn de terugkerende handelingen verdwenen. Met een paar drukken op de knop produceert de kantoormedewerker de benodigde bonnen en offertes, en houdt zo tijd over voor andere zaken. 

Access - eye in the sky
Wanneer steeds meer mensen gebruik gaan maken van eenzelfde spreadsheet of de spreadsheets groeien in omvang, kunnen er tijdrovende problemen ontstaan. Zo kan één persoon iets aanpassen in een spreadsheet terwijl de andere persoon daar niet van op de hoogte is. De veranderde aanvangstijd van een vergadering wordt in één document aangepast, maar verkeerd overgenomen bij het verspreiden van roosters, met als gevolg dat sommige mensen te vroeg of te laat op de vergadering verschijnen. Het kan ook gebeuren dat er meerdere versies ontstaan van eenzelfde document. Wat is dan de juiste en meest actuele versie? Dit soort situaties kunnen voor grote verwarring zorgen en het kost bovendien veel tijd om de fouten te corrigeren.
Als u deze situaties gaat tegenkomen is het verstandig over te stappen op Microsoft Access als centrale gegevensbron. Eén of een paar medewerkers houden toezicht op de gegevens in de Access-bron, en de rest van het kantoor kan deze gegevens benaderen vanuit Excel. Het opbouwen van een dergelijke overkoepelende constructie is een mini-automatisering die tegen geringe kosten kan worden gedaan, en eenmaal in werking blijft alles overzichtelijk en zo foutloos mogelijk.

Access en Excel behoren tot enkele van de meest intensief gebruikte programma's in het kantoorleven. Ze worden echter zélden maximaal benut. Door externe hulp te vragen kunnen deze programma's optimaal worden gestroomlijnd. Deze mini-automatiseringen zijn niet complex en er is genoeg deskundigheid voorhanden, zodat ze risicoloos en tegen geringe kosten kunnen worden uitgevoerd.

Fluksion biedt deze hulp aan zonder risico voor de opdrachtgever.
Na een gesprek en het vastleggen van de aard en omvang van de werkzaamheden, biedt Fluksion u de werkzaamheden tegen een vaste prijs aan en u betaalt pas wanneer het werk naar tevredenheid is uitgevoerd.
Verder krijgt u drie maanden garantie op de software en kan tegen een prettig tarief, een onderhoudscontract worden afgesloten.
Geïnteresseerd? Neem contact op.